Κατά ειρωνικό τρόπο, η διαχείριση του χρόνου είναι ένα πρόβλημα που επηρεάζει τους πάντες, αλλά κανείς δεν έχει το χρόνο να το αντιμετωπίσει. Ωστόσο, αξίζει να αφιερώσουμε λίγη προσοχή στο να αναλύσουμε πώς καίμε τον χρόνο μας και αν είναι δυνατόν να οργανωθούμε καλύτερα. Η διαχείριση του χρόνου στην εργασία για να είναι πιο αποτελεσματική είναι δυνατή, αλλά το ζήτημα πρέπει να αντιμετωπιστεί ενεργά.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι ο χρόνος περνά. Και όσο περισσότερος χρόνος περνά χωρίς να οργανωθούμε καλύτερα, τόσο περισσότερο χάνουμε, και μαζί του, ενέργεια και ευκαιρίες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι απαραίτητο να αναλύσουμε την εργάσιμη ημέρα μας για να καταλάβουμε εάν είναι απαραίτητο να κάνουμε αλλαγές .
21 συμβουλές για να διαχειριστείτε τον χρόνο στη δουλειά και να είστε πιο αποτελεσματικοί
Η διαχείριση χρόνου είναι ένα σύνθετο ζήτημα που κυμαίνεται από την αύξηση της παραγωγικότητας έως ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και οικογενειακής ζωής . Στόχος είναι να αποφύγετε την εξουθένωση, να δημιουργήσετε καλές συνήθειες και να θέσετε μακροπρόθεσμους στόχους. Ο προγραμματισμός και η ιεράρχηση είναι το μυστικό για να ανακτήσουμε τον έλεγχο του χρόνου και της ζωής μας ανεξάρτητα από το επάγγελμά μας. . Η Jory MacKay προσφέρει 21 στρατηγικές για καλύτερη διαχείριση του χρόνου.
Κατανοώντας πού τελειώνει ο χρόνος μας
Η διαχείριση του χρόνου δεν σημαίνει ότι παγιδεύεσαι σε άγχος ή φόβο μήπως τον χάσεις. Μάλλον, πρόκειται για την κατανόηση των πλεονεκτημάτων της πιο σοφής χρήσης, όπως εξηγεί ο MacKay. Από αυτό προέρχεται η πρώτη ομάδα στρατηγικών και συμβουλών:
1. Κατανοήστε ότι η διαχείριση του χρόνου είναι ένα σημαντικό ζήτημα. Όπως είπαμε, δεν έχει να κάνει με το να φοβάσαι να χάσεις χρόνο αλλά να κατανοήσεις τα οφέλη της σωστής διαχείρισης.
2. Να είστε ρεαλιστές: Πόση δουλειά μπορείτε πραγματικά να κάνετε σε μια μέρα; Μπορεί να σκεφτόμαστε τον χρόνο απλώς ως έναν πόρο που χρειαζόμαστε σε μεγαλύτερες ποσότητες, αλλά το να έχουμε περισσότερο χρόνο δεν σημαίνει απαραίτητα ότι είμαστε πιο παραγωγικοί. Ο καλύτερος τρόπος για να το διαχειριστείτε είναι να προγραμματίσετε τι θα εργαστείτε και πότε.
3. Μάθετε πού συμβαίνει η διαρροή χρόνου. Όσο περισσότερο κατανοείτε τη ροή της εργάσιμης ημέρας, τόσο περισσότερο οι προσπάθειές σας θα επηρεάσουν τη συνολική διαχείριση.
4. Θέστε καθημερινούς στόχους και υιοθετήστε συστήματα παρακολούθησης που σας βοηθούν να κατανοήσετε πώς χρησιμοποιείτε το χρόνο σας. Μόλις έχετε ένα συνολικό όραμα, μπορείτε να αρχίσετε να αλλάζετε την ημέρα σας.
5. Δημιουργήστε μια πρωινή ρουτίνα με κίνητρα. Μια καλή ρουτίνα όταν ξυπνάτε μας προετοιμάζει για μια παραγωγική εργάσιμη μέρα: είναι μια θετική ώθηση που μας συνοδεύει μέχρι το βράδυ.
6. Ανακαλύψτε το multitasking . Η έρευνα το επιβεβαιώνει: είναι αδύνατο για έναν άνθρωπο να συγκεντρωθεί σε περισσότερα από ένα καθήκοντα τη φορά. Αν διαπιστώσετε ότι χάνετε τη συγκέντρωση, σταματήστε και γράψτε τις σκέψεις σας πριν επιστρέψετε στην κύρια εργασία.
Δώστε προτεραιότητα στο πιο σημαντικό μέρος της εργασίας και αναθέστε το υπόλοιπο
Μόλις καταλάβουμε πού πηγαίνει ο χρόνος μας, πρέπει να αποφασίσουμε σε τι θα τον αφιερώσουμε (και σε τι όχι). Για το λόγο αυτό η MacKay μας συμβουλεύει:
7. Προσδιορίστε επείγουσες εργασίες. Η κατανόηση του τι απαιτεί άμεση προσοχή και τι δεν είναι σημαντικό ή επείγον, μας βοηθά να ορίσουμε ένα προσεκτικό ημερολόγιο.
8. Αφού καθορίσετε τις προτεραιότητές σας, να είστε κατηγορηματικοί . Επιλέξτε τους κύριους στόχους σας και εστιάστε σε αυτούς.
9. Χρησιμοποιήστε τον κανόνα 30X για να αναθέσετε ορισμένες εργασίες . Είναι ο κανόνας του Rory Vaden: αφιερώστε 30 φορές τον χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρώσετε μια εργασία για να μάθετε σε κάποιον άλλο να την κάνει. Αφιερώνοντας χρόνο για να διδάξουμε ένα άλλο άτομο και στη συνέχεια να αναθέσουμε την ανάθεση θα μας εξοικονομήσει 1100 λεπτά το χρόνο . Ή όπως λέει ο Vaden, αύξηση 733% στο ROTI (Return on Time Invested).
10. Ανακτήστε τη λέξη όχι από το λεξιλόγιό σας . Σύμφωνα με ένα άρθρο που δημοσιεύθηκε από το Πανεπιστήμιο του Σικάγο, το να λέμε ότι δεν το κάνω αντί για δεν μπορώ να το κάνω, μας επιτρέπει να απελευθερωθούμε από ανεπιθύμητες δεσμεύσεις πολύ πιο εύκολα.
Καθιερώστε ένα λειτουργικό καθημερινό πρόγραμμα
Μόλις γίνουν τα πρώτα
11. Θέστε χρονοδιαγράμματα όχι προθεσμίες . Ο Mackay εδώ δανείζεται τη συμβουλή του James Clear . Αντί να κυνηγάτε μια προθεσμία (και μετά να νιώθετε απογοήτευση αν τελικά αποτύχετε να παραμείνετε στην ώρα σας), θέστε έναν ουσιαστικό στόχο και καθορίστε έναν οδικό χάρτη.
12. Κάντε σχέδια με βάση το χρόνο και όχι τις δραστηριότητες . Αναλύστε τις απαιτητικές εργασίες σε συνεδρίες μετρήσιμης διάρκειας. Οργανώνοντας την ημέρα σε κλάσματα χρόνου αντί για εργασίες, μπορούμε να αρχίσουμε να διαχειριζόμαστε το πρόγραμμά μας με βάση μια γνωστή ημερομηνία (ή δέσμευση).
Το ημερολόγιο είναι κάτι πεπερασμένο. Μια μέρα περιέχει μόνο συγκεκριμένο αριθμό ωρών. Αυτό το γεγονός γίνεται σαφές τη στιγμή που προσπαθούμε να χωρέσουμε έναν μη ρεαλιστικό αριθμό πραγμάτων σε έναν πεπερασμένο χώρο.
-Πίτερ Μπρέγκμαν-
13. Προγραμματίστε για διαλείμματα και περιόδους ανάπαυσης. Χρειαζόμαστε χρόνο για ξεκούραση και πρέπει να αποδεχτούμε ότι θα υπάρξουν διακοπές. Το να μην λαμβάνεται υπόψη αυτό σημαίνει ότι εργάζεστε με χαοτικό τρόπο. Απροσδόκητα γεγονότα υπάρχουν και το σώμα μας μας προειδοποιεί όταν είναι ώρα να κάνουμε ένα διάλειμμα. Αν δεν αφήσουμε περιθώριο, θα μπορούσαμε ξαφνικά να δούμε τα σχέδιά μας να καταρρέουν.
14. Ξεχωριστό il maker time dal manager time . Είναι εύκολο να γεμίζεις χρόνο με εργασίες ρουτίνας και να μην αφήνεις αρκετό χώρο για ουσιαστική δουλειά. Ένα πράγμα είναι Κάνω άλλο είναι διαχειρίζομαι .
15. Μαζικές δραστηριότητες όλη την εβδομάδα. Ομαδοποιήστε παρόμοιες δραστηριότητες και επωφεληθείτε από τη δυναμική που προέρχεται από την έναρξη μιας δουλειάς. Εφαρμόστε τον πρώτο νόμο της κίνησης του Νεύτωνα στην παραγωγικότητα: ένα κινούμενο αντικείμενο συνεχίζει την κίνησή του.
Χρησιμοποιήστε το χώρο για να διαχειριστείτε τον χρόνο στη δουλειά με πιο κίνητρο
Το ημερολόγιο και το πρόγραμμα δεν είναι τα μόνα εργαλεία διαχείρισης χρόνου που διαθέτουμε. Ο Mackay προτείνει ορισμένες στρατηγικές για χρήση στο γραφείο που μπορούν να επηρεάσουν τον τρόπο που εργαζόμαστε.
16. Δοκιμάστε τη μέθοδο ποπ κορν για να ξεκλειδώσετε τον χρόνο. Η αλλαγή της θέσης στο χώρο εργασίας σας κατά τη διάρκεια της ημέρας μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να διατηρήσετε το κίνητρο και την παραγωγικότητα. Αυτή είναι η τεχνική που προτείνει ο Joel Runyon και λειτουργεί ως εξής:
- Σημειώστε όλες τις επαγγελματικές σας υποχρεώσεις για την ημέρα σε ένα κομμάτι χαρτί.
- Διαιρέστε αυτή τη λίστα σε τρία ίσα μέρη ή παρτίδες (βλ. σημείο 15).
- Επιλέξτε τρεις διαφορετικούς σταθμούς για κάθε παρτίδα εργασίας.
17. Εργαστείτε ακολουθώντας τον ενεργειακό ρυθμό του σώματός σας. Οργανώστε την εργασία σας με τον πιο λειτουργικό τρόπο για εσάς. Μην σκέφτεστε μόνο με όρους διαχείρισης χρόνου αλλά και με όρους ενέργεια .
Προστατέψτε το χρόνο σας
Δεν θα λείψουν ποτέ οι καταστάσεις που θα προσπαθήσουν να απασχολήσουν τον χρόνο σου. Ο χρόνος πρέπει να προστατεύεται για να αποφευχθεί η εσφαλμένη χρήση του. Ο Mackay προσφέρει τις ακόλουθες συμβουλές.
18. Χρησιμοποιήστε στρατηγική τεμπελιά για να δουλέψετε στα σωστά πράγματα . Η έννοια της στρατηγικής τεμπελιάς περιλαμβάνει να δίνεις προτεραιότητα σε σημαντικές δουλειές και εργασίες και να επιτρέπεις στον εαυτό σου λίγη τεμπελιά για εκείνες που είναι λιγότερο σημαντικές.
Τίποτα δεν είναι λιγότερο παραγωγικό από το να κάνεις αποτελεσματικά αυτό που δεν πρέπει να γίνει καθόλου.
-Πίτερ Ντράκερ-
19. Υπερασπίστε αυτόματα τον αδιαπραγμάτευτο χρόνο σας. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η εργασία που απαιτεί συγκέντρωση συνεχίζεται χωρίς προβλήματα και διακοπές. Για το σκοπό αυτό, είναι απαραίτητο να αποφύγετε περισπασμούς. Υπάρχουν εργαλεία που σας επιτρέπουν να επικοινωνείτε αυτόματα με άλλους όταν δεν είστε διαθέσιμοι. Εναλλακτικά, βρείτε έναν τρόπο να επικοινωνήσετε ότι είστε συγκεντρωμένοι και δεν θέλετε να σας ενοχλούν.
20. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο Ivy Lee για να τελειώσετε καλά τη μέρα σας. Ο Ivy Lee συνιστά μια απλή καθημερινή ρουτίνα πέντε βημάτων για μέγιστη παραγωγικότητα.
- Στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, γράψτε τα έξι πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να αντιμετωπίσετε την επόμενη μέρα. Μην γράφετε περισσότερες από έξι εργασίες.
- Τακτοποιήστε αυτά τα έξι αντικείμενα με σειρά σπουδαιότητας.
- Την επόμενη μέρα, επικεντρωθείτε στην πρώτη σας δουλειά. Ολοκληρώστε το πριν προχωρήσετε στο δεύτερο.
- Συνεχίστε με την υπόλοιπη λίστα με τον ίδιο τρόπο. Στο τέλος της ημέρας, μετακινήστε τις ημιτελείς εργασίες στη λίστα για την επόμενη ημέρα.
- Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία κάθε εργάσιμη μέρα.
21. Μην ξεχνάτε τα οφέλη του ελεύθερου χρόνου. Η διαχείριση του χρόνου δεν είναι μόνο η εργασία. Για να βρούμε μια ισορροπία στην επαγγελματική μας ζωή που μας κρατά υγιείς και χαρούμενους, πρέπει να θυμόμαστε τον χρόνο που αφιερώνεται στην ξεκούραση, τον ελεύθερο χρόνο και κοινωνικοποίηση .
Καλύτερη διαχείριση του χρόνου στη δουλειά: μια πιθανή πρόκληση
Η διαχείριση του χρόνου στη δουλειά και η παραγωγικότητα είναι μια πρόκληση που μπορεί να έχει ο καθένας . Ωστόσο, πρέπει να σταματήσουμε και να σκεφτούμε τι κάνουμε, πώς το κάνουμε και τι θέλουμε πραγματικά να πετύχουμε. Το να κάνεις δεν σημαίνει απαραίτητα ότι εργάζεσαι ή ολοκληρώνεις.
Επομένως, αφιερώστε τον απαραίτητο χρόνο για να μελετήσετε τη ρουτίνα σας και να προγραμματίσετε εκ νέου τις δραστηριότητές σας. Με αυτές τις ενδείξεις θα είναι ευκολότερο να οργανώσετε τη μέρα εργασίας ή σπουδών σας και να επιτύχετε καλύτερα αποτελέσματα.
